沅陵县档案局文件

                                            沅档函〔2018〕3号                                                                     

沅陵县档案局

关于严格执行《归档文件整理规则》新标准的通知

各乡镇、县直机关、企事业单位、中介服务机构：

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）已由国家档案局发布，为了进一步规范和统一我县文书档案整理工作，根据省、市档案部门要求，请各相关单位与中介机构严格按照新《规则》标准执行。

                         沅陵县档案局

                       2018年3月29日

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）新标准摘要

一、明确执行时间。国家档案局新发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）代替（DA/T22-2000），于2016年6月1日实施，根据怀化市档案局意见，我县统一明确2017年1月1日以后形成的文件材料必须按新《规则》进行装订、编目、装盒整理，归档范围和保管期限执行各单位根据国家档案局8号令制定的归档范围、保管期限表不变。

二、贯彻实施新《规则》需明确的几个业务问题。

（一）关于“编号”的规定。

1、新《规则》增加档号结构的规定。我县按省局规定增加档案结构为：全宗号-分类号（档案门类代码·文书档案分类方法各级的类目代码）-件号。其中，文书档案确定的分类方法各级之间用“-”连接。例如：某单位文书档案分类方法如果确定为“保管期限-年度-机构（问题）”，档号结构则为：全宗号-WS·保管期限-年度-机构-件号（示例：15-WS·永久-2017-党群-12）；如果确定为“保管期限-年度”，档号结构则为：全宗号-WS·保管期限-年度-件号（示例：15-WS·永久-2017-12）。

2、新《规则》增加了档案门类代码的规定。我县按省、市统一规定，由“文书”2 字汉语拼音首字母“WS”标识。

3、保管期限直接以“永久”、“30年”、“10年”标识，不得使用“Y”、“D30”、“D10”等代码制。

4、关于“机构（问题）”的标识。我县按省市要求，维持使用中文汉字标识的方法，如办公室标识为“办公室”、行政标识为“行政”等，不得使用“BGS”、“XZ”等代码制。

5、按照新《规则》规定，在归档文件目录打印中，全宗号用四位阿拉伯数字标识，不足四位数的，前面用“0”补齐。如单位全宗号为“48”，在整理中归档章内全宗号位置填写“48”，在目录打印编号中为“0048”；件号用四位阿拉伯数字标识，不足四位的，前面用“0”补齐。如第35件，在整理中归档章内件号位置填写“35”，目录打印编号中件号则为“0035”（示例：“0048-WS·永久-2017-党群-0035”）。

6、序号。在目录编制中，在同一年度、同一保管期限内，序号按流水号从1编起，用于归档文件数量的简单统计。

（二）明确新《归档文件目录》格式规定。

新旧《规则》规定的归档文件目录设置不一致。按省、市规定，我县统一采用A4幅面，页面统一横向设置，归档文件目录按新《规则》要求设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。要求用档案管理软件系统生成或者用Excel表格生成，不使用Word文档打印。

（三）根据新《规则》的要求，归档章内第六栏内容填页数内容。

（四）关于“装订”的规定。根据新《规则》要求，我省统一使用不锈钢订书针、不锈钢夹、“三孔一线”装订方式。一件档案页数在10页以内的使用不锈钢订书针，超过10页不足40页的使用不锈钢夹，40页以上可以使用“三孔一线”装订，不允许使用胶水、胶棒等方式（行业另有规定除外）。

附：新归档文件目录格式。